Program magazynowy online – zbytek czy konieczność

W zależności od charakteru działalności, wiele firm musi podjąć decyzję w jaki sposób będą prowadzić i kontrolować stan magazynowy produktów i towarów. Ponadto firmy prowadzące pełną księgowość muszą określić w swojej polityce rachunkowości sposób wyceny swoich aktywów, do których zalicza się stan magazynów. 

Prowadzenie dokładnej inwentaryzacji jest kluczem do obniżenia kosztów i zapewnienie sprawnej pracy w firmie. Ręczne liczenie inwentaryzacji ma sens tylko w przypadku niewielkiego asortymentu. Dla szerszej działalności trzeba przyjąć jakąś formę skomputeryzowanej kontroli zapasów. Oba podejścia mają swoje zalety i wady. Istotne jest, aby starannie rozważyć właściwe rozwiązanie.

Szybkość i efektywność działania

Program magazynowy online znacznie przyspiesza pracę pod pewnymi warunkami:

• proces fakturowania jest zintegrowany z gospodarką magazynową

• system zakupów współpracuje z magazynem

• program pozwala na zdefiniowanie takiej liczby magazynów fizycznych lub logicznych, jaka jest potrzebna

Przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą programu to kwestia godzin, a nie dni (chociaż w dużym stopniu czas trwania inwentaryzacji zależy od ilości asortymentu).

Przygotowywanie dokumentów

Każdy program magazynowy online posiada podstawowy zestaw dokumentów magazynowych. Dobre programy pozwalają generować dokumenty automatycznie i księgować je. Powinna obowiązywać zasada: każdy dokument jest wprowadzany tylko raz. Odpowiednie raporty pozwalają na kontrolowanie stanu zapasów i odpowiednie zamówienia.

Dane od ręki

System komputerowy do obsługi magazynów to również podstawa do podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Wartość zapasów, ilość towaru to dane, które powinny być dostępne od ręki.

Wyzwania

Komputerowy system magazynowy sam nie zapewni odpowiedniej precyzji, jaka jest nam potrzebna.  Dane końcowe o stanach magazynowych są tak precyzyjne, jak dane, które zostały wprowadzone. Niezbędne jest utrzymywanie odpowiednich procedur mających na celu kontrolę poprawności wprowadzania i modyfikowania danych. Odpowiednie audyty mogą być konieczne do zapewnienia integralności danych.

Ryzyka kradzieży

Aby zminimalizować ryzyko kradzieży wewnętrznej, niezbędne jest przygotowanie odpowiednich procesów wewnętrznych w firmie. Program magazynowy musi umożliwiać przystosowanie funkcjonalności do procesów. Odpowiednie reguły dostępu do poszczególnych funkcji znacznie ograniczają możliwość nieuczciwych działań. Dodatkowo, program powinien umożliwiać tworzenie restrykcji związanych z wprowadzaniem cen, aby również wyeliminować najczęściej popełniane pomyłki podczas wprowadzania danych.

Rozwiązanie na dzisiaj

Jednym z pierwszych programów magazynowych online dostępnych na rynku jest mKsiegowa.pl. Program spełnia wszystkie kryteria dobrego programu do zarządzania gospodarką towarową. Nie wymaga inwestycji w sprzęt komputerowy, ani licencje na oprogramowanie. Bez ryzyka można przetestować program za darmo. Dostępny jest z wielu lokalizacji bez konieczności inwestowania w połączenia sieciowe między nimi.