Porządek w firmie, czyli waga profesjonalnego porządkowania dokumentów

Chaos nigdy nie jest wskazany, jeśli zależy nam na skutecznym prowadzeniu przedsiębiorstwa. Nieporządek może stać się szczególnie niebezpieczny, jeśli dotyczy zgromadzonej dokumentacji. Dziś sprawdzamy, co zrobić, żeby skutecznie zatroszczyć się o porządkowanie firmowych akt.

Samodzielna archiwizacja – z czym należy się liczyć, jeśli wybieramy porządkowanie dokumentów na własną rękę?

Archiwizacja powinna przebiegać zgodnie z określonymi zasadami, które oficjalnie stosuje się w archiwistyce. To bardzo ważne, żeby ich przestrzegać. Inaczej każdy nowy pracownik czy pracowniczka będzie miał/miała problemy z odszukaniem dokumentacji. Uniwersalne zasady pozwalają też sprawnie przestrzegać przepisów.

Specjaliści tacy jak np. Rhenus Data Office Polska, dzięki doświadczeniu i zatrudnianiu kompetentnych archiwistów, są w stanie skutecznie przeprowadzić ten proces. Pierwszym krokiem, który podejmuje się podczas porządkowania, jest odpowiednie uporządkowanie dokumentacji. Należy przyporządkować ją do właściwej kategorii. W dodatku należy pamiętać o kryterium rzeczowym oraz chronologicznym. Przy porządkowaniu oczywiście wykorzystuje się m.in.:

• teczki;
• pudła;
• segregatory.

Wszystkie takie akcesoria muszą być dobrze oznaczone. Usługodawcy, działający w tej branży, troszczą się również o sporządzanie ewidencji akt oraz o brakowanie dokumentacji. Ich działania to więc nie tylko porządkowanie, ale też oddzielenie dokumentów, których czas przechowywania dobiegł końca.

Jakie korzyści wiążą się z precyzyjnie przeprowadzonym porządkowaniem dokumentów?

Archiwizacja akt nie tylko zwiększa szanse na to, że będziemy przestrzegać określonych prawnie terminów przechowywania. Oprócz tego pozbycie się zbędnych dokumentów oraz uporządkowanie tych aktualnych pozwala:

1. zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem
   Uporządkowanie akta często zajmują mniej miejsca. W praktyce oznacza to przestronne biuro. Część firm woli iść krok dalej i przekazuje dokumentację do przechowywania w zewnętrznych obiektach. To niezwykle atrakcyjny wariant współpracy, bo jednocześnie możemy zadbać o porządkowanie, bezpieczeństwo przechowywania, a gdy termin przydatności akt dobiegnie końca, możemy od razu zlecić profesjonalną utylizację.
2. zaoszczędzić czas
   Znalezienie jednego dokumentu wśród nieuporządkowanej sterty akt czasem graniczy z cudem. Marnowanie godzin na przeglądanie archiwum to strata czasu, której łatwo uniknąć. Porządkowanie dokumentów uchroni nas przed przeszukiwaniem ton teczek i segregatorów. W ten sposób polepszy się codzienna organizacja firmy.

Zdecydowanie nie opłaca się zaniedbać archiwizacji dokumentów. Koszt takiego chaosu jest zbyt duży. W skrajnych przypadkach może doprowadzić do złamania prawa i do konieczności zapłaty kary grzywny. Z kolei w najbardziej pozytywnym scenariuszu nieporządek będzie utrudniał codzienne życie firmy, powodował frustrację i spowalniał pracę zatrudnionych osób.

undefined